Blog
Elektronische factuur: voordelen en voorwaarden
De factuur is opgesteld en voldoet aan alle regels. Tijd om de factuur op de post te doen. Dat kan per post, maar mag ook als bijlage in een email. Tips om een factuur digitaal te verzenden. De belastingdienst vindt het tegenwoordig geen probleem als je besluit om facturen per mail te verzenden.De belastingdienst vindt het tegenwoordig geen probleem als je besluit om facturen per mail te verzenden. En in principe zijn de voorwaarden voor het factureren op papier en digitaal gelijkgesteld. En ook de overheid stelt de digitale en papieren factuur per 2013 gelijk. Het geeft dus geen extra rompslomp of andere problemen. Toch zijn er in het geval van elektronisch factureren iets andere voorwaarden aan verbonden dan wanneer je het ouderwets via een geprint vel doet.
Voordelen elektronisch factureren
Elektronisch factureren heeft zo zijn voordelen:
- Snelle verwerking
het is sneller verwerkt alleen al omdat er geen postbode meer bij komt kijken; - Snellere betaling
uit onderzoek blijkt dat wanneer de digitale factuur gepaard gaat met de mogelijkheid om direct te betalen, de gemiddelde betalingstermijn halveert; - Bespaart tijd
om dezelfde reden als de snelle verwerking: je hoeft geen adressen meer op te zoeken, printpapier aan te vullen, postzegels te kopen en naar de brievenbus te lopen; - Meer zekerheid
de kans op verkeerde adressering of het helemaal kwijtraken van de factuur neemt met het elektronisch versturen ook drastisch af; - Bespaart geld
je portemonnee wordt ook gelukkig van digitaal factureren, je bespaart op papier, inkt, enveloppen en postzegels. En niet te vergeten levert de tijdwinst ook geld op. Volgens schattingen kan de besparing oplopen tot 75 procent van de huidige kosten voor facturatie; - Milieuvriendelijk
tot slot zijn alle bovenstaande voordelen ook beter voor het milieu. - Aansluiting op boekhoudpakket
als je een uitgebreid boekhoudpakket hebt aangeschaft, kun je de facturen met een speciale module zelf simpel opstellen en verzenden. Dat bespaart je nog meer tijd en verkleint de kans op fouten. Het systeem rekent immers de btw-bedragen uit die je bij de btw-aangifte zo kunt overnemen.
Voorwaarden digitaal factureren
Ideaal dus, dat digitaal facturen. Let alleen wel op de geldende regels en voorwaarden, te weten:
- Benoem digitalisering in algemene voorwaarden
nog voordat de factuur de deur uit is gegaan, moet de klant akkoord zijn gegaan met de algemene voorwaarden. Wanneer je besluit (enkel) digitaal te factureren, moet je dat in deze voorwaarden opnemen zodat de klant hier vooraf kennis van kan nemen; - De klant moet akkoord gaan
leuk dat jij besluit om enkel nog digitaal te factureren, maar als je klant nog alles op papier administreert, mag hij de digitale versie gerust weigeren. Informeer daarom vooraf of de klant problemen heeft met een digitale factuur; - Zelfde regels gelden als papieren factuur
een elektronische factuur ontneemt niet de verplichting die voor een ‘gewone’ papieren versie gelden. Zorg dus dat alle gegevens die wettelijk zijn vereist in de factuur terug te vinden zijn. Daarnaast gelden ook dezelfde regels voor wat betreft de verschuldigdheid voor de btw-aftrek; - Factuurdatum is leidend
de datum die op de factuur staat vermeld is leidend voor wat betreft het uitreiken ervan. Let er daarom op dat de juiste datum op de factuur staat; - Geen verplichte opmaak
er zijn geen vaste regels omtrent het opmaken en versturen van een digitaal factuur. Zolang de factuur bovenstaande elementen bevat, maakt het niet uit wat er linksboven en rechtsonder in de hoek staat. Een elektronische handtekening is daarom bijvoorbeeld niet verplicht; - Factuur is authentiek
voor dit onderdeel hoef je als verzender niet zozeer actie te ondernemen, maar de belastingdienst moet zeker kunnen weten dat er niet is ‘gerommeld’ met de digitaal ontvangen facturen. Dat kan met behulp van een elektronische handtekening of – nog makkelijker – door de offertes, opdrachtbevestiging en het bewijs van betaling te bewaren bij de factuur. Als afzender moet je deze gegevens zelf ook bewaren. Wanneer je kiest om een (online) systeem aan te schaffen voor het maken en versturen van digitale facturen, zit daar vaak een waarborg ingebouwd die de authenticiteit en integriteit van jouw facturen garandeert.
Voorwaarden elektronisch factureren aan het buitenland
Digitale facturen versturen is in Nederland redelijk makkelijk. Er gelden vrijwel geen andere regels en wetten voor als wanneer je de factuur per post verstuurd. Dat is in het buitenland wel anders. Ieder land heeft zijn eigen (strenge) regelgeving rondom elektronisch factureren. Ga er daarom niet klakkeloos vanuit dat een buitenlandse klant jouw online factuur accepteert. Wil je toch een digitale factuur aan buitenlandse bedrijven verzenden, vraag dan eerst naar de voorwaarden waaraan je moet voldoen.
Gerelateerde blogs
Bron: Ondernemer in Business
