Blog
Exact Synergy Tip: Eigenschappen van documenten definiëren
Bij het aanmaken van documenten kun je verschillende eigenschappen van de documenten definiëren. Hierbij kun je denken aan het beveiligingsniveau, het gekoppelde project, de bewerk rechten etc.De gedefinieerde eigenschappen kunnen naderhand nog aangepast worden door het betreffende document te bewerken. Wanneer bij veel documenten dezelfde eigenschap aangepast dient te worden kun je dit doen door ieder document afzonderlijk te bewerken. Het is echter ook mogelijk om dit voor meerdere documenten in één keer te doen.
Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer je de bewerkrechten van alle documenten die aan een specifiek project gekoppeld zijn wil aanpassen zodat alle projectleden de documenten mogen bewerken.
Belangrijk is dat je eerst de juiste selectie maakt. Op de documenten zoekpagina definieer je de gewenste criteria en klikt vervolgens op ‘Tonen’. Op de pagina met de zoekresultaten controleer je of alle gewenste documenten naar voren komen en dit uitsluitend de documenten zijn die aangepast dienen te worden.
Als dit het geval is klik je boven op de pagina de knop ‘Onderhoud’. Je komt nu op de pagina waar je de nieuwe eigenschappen kunt definiëren. Je past hier alléén de eigenschap(pen) aan die je wil wijzigen.
In dit voorbeeld willen we alle projectleden bewerkrechten geven, dus passen we alleen de bewerkrechten aan. Wanneer er vervolgens op ‘Bijwerken’ wordt geklikt worden de nieuwe eigenschappen (in dit voorbeeld de bewerkrechten) toegepast op al de documenten uit de selectie.
Afhankelijk van het aantal documenten in de selectie kan dit enige tijd in beslag nemen.
Hou er rekening mee dat alleen de documenten waarvoor je bewerkrechten hebt worden aangepast. Hou er verder rekening mee dat deze actie niet ongedaan kan worden gemaakt. Controleer dus goed of je de juiste selectie hebt gemaakt.
Gerelateerde blogs
Bron: Exact Support Blog
