Blog
Referentverhaal Balance: van een gefragmenteerd applicatielandschap naar een efficiënt geïntegreerd systeem
Balance vroeg QUBE haar te helpen bij het slimmer organiseren van de interne bedrijfsvoering, zodat de organisatie de strategische ontwikkeling op succesvolle wijze kon voortzetten. Frans van den Hoek, Manager Finance en ICT, zag in QUBE de ideale partner voor het innoveren van de Balance werkwijze.Van doorslaggevend belang in de keuze voor QUBE was het feit dat Van den Hoek bij QUBE slagkracht en plezier herkende, waarmee het naadloos aansluit op de onderscheidende waarde van Balance.
Slimmer werken, maar hoe?
Zoals zo veel organisaties beschikte Balance voor aanvang van het project over een omgeving van gefragmenteerde automatiseringsapplicaties. De oplossing lag voor de hand: implementatie van een geïntegreerd systeem, met onder andere de applicatie die ook bij moedermaatschappij Hudson in gebruik was: Exact Globe. Een groot voordeel was daarmee dat niet alleen interne systeemintegratie werd gerealiseerd, maar dat ook communicatie met het systeem van de moedermaatschappij gefaciliteerd zou worden.
Naast implementatie van een geïntegreerde oplossing bleek ook op het gebied van urenregistratie een innovatieslag mogelijk. De urenregistratie werd nog steeds handmatig uitgevoerd. Migratie naar een geautomatiseerd tijdschrijfsysteem zou Balance dan ook in staat stellen haar activiteiten veel efficiënter uit te voeren.
Een stevige uitdaging met een scherpe deadline
Symbool voor de innovatieslag binnen Balance is de overgang van de ouderwetse ‘roze tijdbriefjes’ naar een innovatieve applicatie die tijd- en plaatsonafhankelijk voor de gedetacheerde professionals toegankelijk is. Mede door het vergroten van het gebruikersgemak moest het systeem de organisatie helpen de ‘invuldiscipline’ te vergroten. In de nieuwe omgeving moest het mogelijk zijn de elektronisch ingevulde timesheets te importeren in de financiële administratie, met de mogelijkheid de gegevens na het indienen nog aan te passen. Dezelfde gegevens dienden vervolgens elektronisch door de klant te kunnen worden geaccordeerd. Vanzelfsprekend moest ook de lay-out van de uitgaande documenten aan de Balance huisstijl kunnen worden aangepast.
Gezien het belang van een solide financiële bedrijfsvoering voor Balance, moest de gekozen oplossing naast bovenstaande functionaliteiten in elk van de volgende mogelijkheden voorzien:
- Administratie van kosten per professional (loondienst/freelance);
- Toewijzing van omzet o.b.v. urenregistratie;
- Kostentoewijzing vanuit salaris- en crediteurenadministratie;
- Eenmalig aanmaken van stamgegevens in de ‘basisadministratie’ en het beschikbaar stellen van deze gegevens voor o.a. de moedermaatschappij;
- Aanmaken van grootboekrekeningen per werknemer;
- Automatische kostenverdeling naar andere administraties;
- Een keuzemogelijkheid om projecten o.b.v. regie of fixed price te registreren en te factureren;
- Reservering van vakantiedagen/vakantiedagen per werknemer;
- Ondersteuning van de salarisverwerking en elektronisch bankieren voor de ca. 350 medewerkers.
De oplossing
Tijdwinst met QicsTime en Exact!
Op basis van het uitgebreide eisenpakket concludeerden Balance en QUBE dat QicsTime en Exact gezamenlijk de beste basis zouden vormen voor de vernieuwde ICT-omgeving binnen Balance.
QicsTime is een webbased pakket en daarom altijd en overal toegankelijk. Het pakket is eenvoudig van opzet, met uitgebreide rollen en rechten. Hierdoor ziet een gebruiker bijvoorbeeld alleen zijn ‘eigen’ klanten, projecten en activiteiten, wat snelheid en gebruiksgemak ten goede komt.
De krachtige facturatie-motor van QicsTime zorgt voor een betrouwbare en gevalideerde verwerking van de facturatie. Niet alleen de uren naar facturen (regie) worden ondersteund, maar ook termijnfacturatie, contract/SLA facturatie of voorschotten en verrekennota’s. Verzamelnota’s (zonder nadere handmatige interventie) zorgen voor een snelle dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse facturatie.
Het management wil inzicht in de productiviteit en declarabiliteit, zowel op korte als op lange termijn. Daarnaast is projectmonitoring (inclusief budgetten) cruciaal, evenals goed inzicht in de gefactureerde uren en omzet per klant, project en medewerker. Deze en andere overzichten zijn standaard in het pakket aanwezig.
Dankzij de koppeling met Exact beschikt Balance over zowel een financiële als projectadministratie. Eenmalige invoer van stamgegevens zorgt voor tijdwinst en betrouwbaarheid van de gegevens. QicsTime maakt van facturen direct grootboekmutaties aan, desgewenst ook vanuit verschillende bv’s. Met de intercompany module kunnen onderlinge verrekeningen in Exact Globe worden gerealiseerd. Een verdere koppeling met Exact Synergy zorgt voor integratie tussen CRM, planning, documentmanagement en workflowsysteem.
Strategische uitdagingen
Onder begeleiding van QUBE wilde Balance binnen zes maanden slimmer kunnen werken.
Daarbij mocht de implementatie en integratie van de verschillende systemen de medewerkers niet in hun werkzaamheden belemmeren. Een heldere opdracht, maar zoals zo vaak binnen ICT projecten werd het uiteindelijke succes bepaald door de manier waarop met diverse strategische uitdagingen wordt omgegaan. Hoe maken we optimaal gebruik van de beschikbare rollen en rechten? Hoe realiseren we de best mogelijke integratie met de administratie van de moedermaatschappij? Hoe vergroten we de acceptatie van de medewerkers?
Kennis van de organisatie en branche van de klant zijn cruciaal bij het beantwoorden van deze vragen. Uiteindelijk heeft deze kennis QUBE in staat gesteld binnen de gestelde termijn een kwalitatieve oplossing te leveren. Naast een tevreden klant, leverde het project QUBE enkele waardevolle lessen op. Lessen die QUBE in staat stellen haar belofte van toegevoegde waarde ook in de toekomst waar te waarmaken.
Close-combat implementatie
Met deze woorden typeert projectleider René Jongma van QUBE het implementatietraject.
“Toen we eenmaal duidelijkheid hadden over het pakket van wensen en eisen hebben we onszelf gecommitteerd aan de opleverdatum, 1 januari 2009. Dat vergde een hoge mate van interactie tussen de klant en QUBE en deed een stevig beroep op alle betrokkenen. Kenmerkend voor QUBE vind ik dat we ook hier weer konden vaststellen dat de wil om er samen met de klant uit te komen sterker was dan de onregelmatigheden, die in elk project nu eenmaal voorkomen”.
Het in Amsterdam gevestigde Balance, detacheringsbureau voor project- en interim-professionals en onderdeel van de Amerikaanse Hudson Highland Group, is actief op de terreinen financieel, juridisch en technisch management. De organisatie is tevens gespecialiseerd in Nederlandse en Europese subsidie-dienstverlening. Klanten zijn met name afkomstig uit de (centrale) overheid, industrie, contractors & utilities en de (zakelijke) dienstverlening.
Balance kan beschikken over de expertise en ervaring van ca. 350 professionals. Hun gemeenschappelijke kenmerken zijn: ervaring en slagkracht. Hiermee kunnen projecten vakkundig en binnen de gestelde kaders worden gerealiseerd. De professionals worden ondersteund door Balance-leidinggevenden en interne faciliteiten, zoals het Knowledge Center. Op die manier realiseren de professionals van Balance voor haar opdrachtgevers ‘tijdelijke projecten met blijvende waarde’.
