Blog
Exact Synergy Tip: relaties ontdubbelen
Het is belangrijk dat de informatie in jouw klantendatabase volledig up-to-date is. Deze data wordt namelijk gebruikt om te communiceren met jouw klanten, om analyses uit te voeren en op basis van die statistieken actie te ondernemen, en uiteraard om offertes, facturen en orders te adresseren.
Als je dubbele relaties in jouw klantendatabase hebt staan, kan dit tot vervelende situaties leiden. Een e-mail kan bijvoorbeeld twee keer verstuurd worden naar dezelfde relatie of een factuur wordt naar een verkeerd adres verzonden waardoor deze niet op tijd wordt betaald, etc.
Om dit soort situaties te voorkomen, heb je in Exact Synergy de mogelijkheid om relaties te ontdubbelen.
Ontdubbelen
Met de functie Ontdubbelen worden gelijkwaardige of identieke gegevens verwijderd of samengevoegd. Deze functie draagt bij aan het creëren van een ‘schonere’ en kleinere database waarbij doublures zo veel mogelijk worden voorkomen.Om relaties te ontdubbelen ga je naar [Modules/Klanten/Overzichten/Kwaliteitsanalyse/Ontdubbelen].
In de sectie Hoofdinstellingen dien je bij Samenvoegen aan te geven welke methode je wil gebruiken voor het ontdubbelen. Wanneer je kiest voor Voorbeeld, dan worden de relaties nog niet meteen samengevoegd, maar dan krijg je eerst een rapport te zien met de te verwachten resultaten. Wanneer je voor Werkelijke kiest dan wordt het proces definitief uitgevoerd en worden dubbele relaties samengevoegd.
Tevens is het veld Contactpersonen verplicht. Hier kun je aangeven of je de contactpersonen van de betreffende relatie(s) wilt Samenvoegen of wilt Toevoegen. Nadat je alle andere betreffende velden hebt ingevuld kies je Verwerken.
Rollen en rechten
Om relaties te kunnen ontdubbelen heb je het functierecht608 – Allows to perform accounts/contact deduplication tasks nodig. Dit recht is standaard aanwezig in de Administrator rol.
Gerelateerde blogs
Bron: Exact Support blog
