Blog
Referentverhaal UvA: rapportages in een handomdraai
Door een flinke organisatiegroei zijn er binnen UvA Holding de laatste jaren steeds hogere eisen gesteld aan de ondersteunende financiële systemen en hun onderlinge integratie. Daarom vroeg UvA Holding QUBE haar te adviseren over een aantal complexe vraagstukken op het gebied van geconsolideerde (jaar)rekeningen.Rapportages in een handomdraai
Door een flinke organisatiegroei werden er binnen UvA Holding de laatste jaren steeds hogere eisen gesteld aan de ondersteunende financiële systemen en hun onderlinge integratie. Daarom vroeg UvA Holding QUBE haar te adviseren over een aantal complexe vraagstukken op het gebied van geconsolideerde (jaar)rekeningen.
QUBE is al jaren de partner van UvA Holding op het gebied van infrastructuur en informatiesystemen. Het advies van QUBE leidde tot implementatie van Qics Datawarehouse, een oplossing die naadloos werd geïntegreerd met de reeds aanwezige Exact Synergy en Globe pakketten. En nog steeds verzorgt QUBE alle ondersteuningsactiviteiten rondom Exact, zowel voor de holding zelf als voor haar werkmaatschappijen.
Noodzaak voor vernieuwing
UvA Holding wil voor haar deelnemingen zowel per bedrijf als geconsolideerd naar standaardrapportages, vertelt Jan Randsdorp, Controller van UvA Holding ten tijde van implementatie in 2010. “Nu leveren we per kwartaal een beperkte rapportage en eenmaal per jaar een geconsolideerde statutaire jaarrekening. Wij willen komen tot een geautomatiseerde productie van een geconsolideerd rapport. Oorspronkelijk leverden onze in Exact gevoerde administraties evenzoveel Excel-sheets met informatie op, die we – vaak nog met handmatig aangevulde gegevens – tot geconsolideerde rapportages moesten verwerken. Vernieuwing was dan ook noodzakelijk”.
UvA Holding vertrouwt op Exact, Qics en QUBE
Een deel van de problematiek kon binnen Exact Synergy worden opgelost. Met 23 administraties bleek consolidatie via Synergy echter te veel tijd in beslag te nemen, en dus niet de gewenste oplossing. QUBE dook in deze problematiek en kwam na zorgvuldige analyses met de oplossing: Qics Datawarehouse.
Randsdorp: “Dit systeem haalt in de nachtelijke uren gegevens uit alle Exact systemen en slaat deze in een centrale database op. Vanuit dit datawarehouse kunnen we de informatie op twee manieren ontsluiten: via standaardrapportage of via Excel-sheets met vooraf vastgestelde datadefinities. Met het nieuwe systeem realiseren we een enorme tijdwinst – en dus kostenbesparing. Zo maken we nu een geconsolideerd jaarverslag in drie weken, terwijl dit voorheen zes weken in beslag nam”.
De oplossing: Qics Basis Datawarehouse
De business intelligence consultants van Qics hebben zich gespecialiseerd in het vinden van antwoorden in de data van onze klanten. Dat gaat verder dan het bouwen van rapporten. Het betekent samen met de klant en diens automatiseringsafdeling of externe ICT-partner werken aan een bedrijfsbreed datawarehouse, waarin alle bedrijfskritische informatie wordt opgeslagen – onafhankelijk van de gebruikte systemen. Daarmee wordt de informatie veiliggesteld en kan de hele organisatie de mogelijkheid krijgen de juiste informatie in te zien en te analyseren: op de juiste plek en op het juiste moment.
Efficiencyverbetering als continu proces
De tijdwinst en kostenreductie die in eerdere automatiseringstrajecten werden behaald, zorgen bij UvA Holding voor interesse voor nieuwe kansen en ontwikkelingen. Dat heeft er inmiddels toe geleid dat QUBE bij UvA Holding een koppeling tussen Exact en QicsTime heeft gerealiseerd, waarmee de urenregistratie vanuit de groeiende stroom adviesprojecten automatisch in de financiële administratie wordt verwerkt. De software van Orbis zorgt ervoor dat medewerkers automatisch een e-mail notificatie ontvangen wanneer van de standaardprocedures dreigt te worden afgeweken.
Over UvA Holding
UvA Holding BV werd in 1992 opgericht door het College van Bestuur van de Universiteit van Amsterdam, om daarin de ontwikkeling en uitvoering van marktgerichte activiteiten onder te brengen. Dat betreft commerciële activiteiten die niet tot de kerntaken van de universiteit behoren, maar daar wel rechtstreeks verband mee houden. Voorbeelden zijn consultancy-activiteiten op het gebied van ICT en milieutechnologie, taaltrainingen en vertaalwerk. UvA Holding heeft momenteel 20 bedrijven onder haar vleugels en biedt werk aan zo’n 178 medewerkers.
