Blog
De 6 voordelen van een digitaal inkoopfacturen archief
Naast het inzetten van scan en herken software voor het automatisch inboeken van je inkoopfacturen, is het tegenwoordig ook mogelijk om het goedkeuringsproces te digitaliseren. Je facturen worden dan niet alleen automatisch herkent en ingeboekt maar ook het fiatteringsproces gaat veel sneller.
Een ander voordeel van het automatiseren van dit proces is dat je archief waarin je de gefiatteerde facturen maar ook de facturen die nog in behandeling zijn digitaal wordt. Daarom heeft onze partner Scan Sys de voordelen van een digitaal archief op een rijtje gezet.
6 voordelen van een digitaal archief
- Altijd inzicht in de status van de facturen
In een digitaal archief zie je direct de status van een factuur en bij wie deze in behandeling is. Zelfs als er een vraag uitstaat over de factuur is deze informatie direct terug te vinden in het archief. In een digitaal archief kun je snel zoeken op variabelen zoals datum, crediteur, bedrag of medewerker dus erg efficiënt.
- Digitale toegang makkelijk in te stellen
Medewerkers die geen toegang hebben tot de financiële administratie maar wel een rol spelen in het goedkeuringsproces kun je toegang geven tot het archief waar zij alleen de documenten te zien krijgen die voor hen bestemd zijn. Zoals een projectmanager die snel de voor hem relevante facturen wil inzien. Bij de toegang tot een archief is in te stellen dat medewerkers alleen rechten hebben om hun eigen documenten te zien. Managers hebben rechten om ook de documenten van hun ondergeschikten in te zien.
- Altijd en overal te bereiken
Toegang tot het digitale archief heb je met elke (up-to-date) browser. Documenten zijn dus op ieder moment beschikbaar voor de medewerkers ongeacht of zij thuis of op kantoor werken.
- Managementrapportages
Vanuit het digitale archief met daarin alle data is het mogelijk diverse managementrapportages te maken. Zoals een rapportage over het verwerkingsproces van je facturen. Je ziet gelijk waar eventuele problemen in het proces zitten. Daarnaast is het bijvoorbeeld ook mogelijk om je kosten over een bepaalde periode inzichtelijk te maken of je uitgaven per leverancier in kaart te brengen.
- Bespaar op kostbare vierkante meters
De belastingdienst hanteert een bewaarplicht van 7 jaar voor financiële documenten. Dit kan aardig wat kostbare archiefruimte in beslag nemen. Wellicht wil je als organisatie besparen op de vierkante meters die dit archief inneemt. Een digitaal archief draagt hieraan bij. Natuurlijk worden alle documenten fiscusproof bewaard.
- Paperless office
Misschien voor jouw organisatie niet de belangrijkste reden om over te gaan tot digitaliseren van je inkoopproces maar steeds meer organisaties vinden MVO belangrijk. Dus als je met je organisatie je ecologische footprint wilt reduceren, biedt een digitale archief uitkomst.
Ondanks dat veel inkoopfacturen al digitaal worden aangeleverd in PDF of UBL worden ze nog vaak uitgeprint om te laten aftekenen voor betaling. Door dit proces van goedkeuring digitaal te laten verlopen worden documenten ook digitaal gearchiveerd en is er geen onnodig papierverbruik.
Meer informatie?
Wil je meer informatie over de mogelijkheden van een digitaal archief of wil je meer weten over Scan Sys in het algemeen?
Neem contact op 020 - 655 75 75 of vul het onderstaande contactformulier in.
Bron: Scan Sys
