Blog

03 april 2020

Thuiswerken met Microsoft Teams: wat zijn de mogelijkheden?

In deze roerige periode zijn veel mensen vanuit huis aan het werk. Organisaties zoeken naar de beste tools om medewerkers te ondersteunen bij het thuiswerken. Microsoft Teams is zo’n tool. Deze tool helpt namelijk collega’s om ook onderling goed te kunnen blijven communiceren.

 

De komende periode delen we tips over Teams maar we beginnen deze blogreeks met algemene informatie.

Wat is Microsoft Teams?

Met Microsoft Teams kun je veel meer dan alleen chatten met collega’s. Het is een platform waarop je efficiënter kunt samenwerken, communiceren en zeer eenvoudig bestanden kunt delen.

Een groot voordeel van Microsoft Teams is de integratie met Microsoft Office 365. Door deze integratie kun je werken met de vertrouwde Office-programma’s zoals Excel, Word en PowerPoint. Bestanden vanuit deze programma’s kunnen eenvoudig en snel gedeeld worden met een team, ze hoeven bijvoorbeeld niet gemaild te worden.

 

Hoe werkt dat samen?

Binnen Microsoft Teams werken collega’s samen in teams voor bijvoorbeeld een project of afdeling. Teams zijn onderverdeeld in kanalen. Een kanaal kan een onderwerp, afdeling of project zijn.

Door met kanalen te werken, worden de gesprekken in de teams overzichtelijk. Iedereen ziet in een kanaal wat er precies over een bepaald onderwerp is besproken. Onder elk kanaal kun je je bijbehorende documenten opslaan en zo zijn ze direct zichtbaar voor je teamleaden. Zo hoeft niemand lang te zoeken en heeft ieder teamlid de laatste versie van een bestand.

Dat maakt Microsoft Teams een goede applicatie om thuis te werken en toch in nauw contact te staan met collega’s.

 

Een greep uit de mogelijkheden van Teams

Er zijn veel mogelijkheden daarom lichten we hier een aantal functies van Microsoft Teams toe.

 

1. Teams in Teams
   In Teams kun je deel uit maken van verschillende groepen (teams), denk aan een afdeling of een specifiek project binnen een afdeling. Alle relevante informatie kan binnen zo’n groep worden gedeeld zodat iedereen de actuele stand van zaken heeft. Je kunt bijvoorbeeld chats en bestanden terugvinden die beschikbaar zijn voor dat team. Teams verbetert de onderlinge communicatie. 
   
   Voor teams die voor langere tijd aan iets werken of juist voor korte samenwerkingen die snel en efficiënt moeten worden afgerond werkt Microsoft Teams ideaal.
    
2. Makkelijk bestanden delen
   Teams is ideaal als je samenwerkt met collega’s aan verschillende bestanden. Je kunt makkelijk je bestanden opslaan en delen in Microsoft Teams, waardoor andere teamleden deze bestanden altijd kunnen gebruiken. Door de integratie met Office 365 kun vanuit Microsoft Teams je bestanden ook direct openen en bewerken in bijvoorbeeld Word, Excel en Powerpoint. Je deelt ze daarna ook via Teams zonder ze te hoeven e-mailen. Elk bestand dat je deelt wordt opgeslagen en daarmee heeft iedereen dus de laatste versie van elk bestand.
    
3. Makkelijk chatten
   In Teams is er een handige chatfunctie beschikbaar. In een chatgroep kun je online overleggen, videobellen, bestanden met elkaar delen. Hierdoor zijn de lijntjes met andere thuiswerkende collega’s kort. Handige functies die thuiswerken een stuk fijner maken. Wij hebben er zelf de vrijdagmiddagborrel mee gedaan! 
   
   
    
4. Altijd geïnformeerd via de activiteitenfeed
   Via de activiteitenfeed zie je welke activiteiten er binnen jouw teams hebben plaatsgevonden. Je ziet bijvoorbeeld wanneer je aan een team bent toegevoegd, je een gemiste oproep hebt, welke bestanden er aan een team zijn toegevoegd. Zo ben je altijd automatisch op de hoogte van zaken die spelen binnen jouw teams.
    
5. Agenda integratie
   Door de integratie met Microsoft Office 365 is er ook een koppeling met Outlook. Al jouw afspraken zijn in Microsoft Teams te zien. Maar het werkt ook andersom, vanuit Teams kun je direct nieuwe afspraken plannen en die zijn dan ook weer in Outlook zichtbaar.

 

Kort samengevat de drie voordelen van Teams

• Heldere onderlinge communicatie
• Efficiëntere samenwerking
• Duidelijke bestandsdeling

 

Meer informatie

Denk je erover om Teams te gaan gebruiken of wil je meer informatie? Onze Microsoft experts helpen je graag. 
Laat je gegevens achter via het onderstaande formulier en dan nemen we contact met je op.

Je reactie is welkom